Effectieve inzet van je team en tenderbudget op een kansrijke wedstrijd draagt bij aan succes en motivatie. Niet elke tender is de investering en moeite waard. Met een goed bid/no-bid proces kies je bewust, bespaar je tijd en vergroot je je winkans.
Een inschrijving op een aanbesteding is niet goedkoop. Schrijven, reviewen, afstemmen. Bij veel bedrijven gaat die inzet en noodzakelijke focus ten koste van de dagelijkse operatie. Vervolgens verliezen doen draagvlak en eigenaarschap voor tenders geen goed.
Die investering verdient zichzelf dus alleen terug als je een reële kans maakt. Dat klinkt logisch. Toch schrijven veel organisaties in op tenders waarbij ze van tevoren kunnen weten dat de kansen gering zijn: de relatie met de opdrachtgever ontbreekt, de eisen sluiten niet goed aan bij wat je kunt leveren, of de zittende partij is de wens-leverancier van de opdrachtgever; een partij die zich voorbereidt en invloed uitoefent.
Een gedegen bid/no-bid beslissing is geen bureaucratisch 'moetje'. Het is een moment van eerlijkheid als team: maken wij wel een kans? Met mijn checklist kun je dit proces ook onderdeel maken van (continue) organisatieverbetering: Wat moeten we doen om onze kansen op winst te vergroten?
De Bid/No-Bid checklist die je hieronder gratis kunt downloaden is opgebouwd rond vijf thema's. Samen geven ze een eerlijk beeld van waar je staat in relatie tot de uitvraag, klant en concurrentie.
Intern. Heb je de capaciteit, de referenties en de certificeringen om überhaupt in aanmerking te komen? Zijn de contractvoorwaarden acceptabel? Kun je de deadline halen zonder in te leveren op kwaliteit?
Klant. Ken je de opdrachtgever? Heb je contact gehad voor de publicatie? Weet je hoe ze gunnen en op welke criteria? Een tender zonder enige relatie met de opdrachtgever is zelden een kansrijke wedstrijd.
Markt. Wie schrijft er nog meer in? Is er een zittende partij? Wat is jouw positie ten opzichte van die partijen op het moment van publicatie?
Product of dienst. Kun je leveren wat er gevraagd wordt, inclusief de randvoorwaarden zoals kwaliteitsnormen, duurzaamheid en uitvoering? En kun je meerwaarde leveren? Een dienst of product, waardoor de opdrachtgever bijvoorbeeld beter, sneller of makkelijker haar doelstellingen bereikt?
Kans op Winst. Is er ruimte voor onderscheidend vermogen, of concurreer je puur op prijs? Wat levert deelname op, ook als je verliest?
Elk thema bevat concrete vragen. Sommige zijn knock-out: een 'nee' betekent dat je de tender sowieso niet kunt winnen, ongeacht hoe goed je schrijft. Als team kun je zelf vragen als knock-out markeren.
Het bid/no-bid proces levert meer op dan een ja of nee. Het laat zien wat er ontbreekt.
Stel dat je op tien van de 41 vragen 'nee' scoort. Dan is de vraag: welke van die tien kun je nog beïnvloeden voor de deadline? En welke geven aan dat je er bij de volgende vergelijkbare tender beter voor moet staan?
De actielijst in de tool is daarvoor bedoeld: de input voor je salesgesprekken, je relatiebeheer, interne organisatie ontwikkeling en je beslissing over welke sectoren of opdrachtgevers je de komende periode gaat opzoeken.
Zo wordt een no-bid beslissing geen verlies (want zo dat voelt dat vaak vanuit sales-optiek), maar een waardevolle bron voor verandering en verbetering.
Download de checklist via tendersnoord.nl/downloads. Je vindt er twee tabbladen: de Bid/No-Bid checklist en een actielijst voor opvolging.
Gebruik de checklist als team: Na individueel inlezen van de uitvraag houdt je een korte sessie met de beslissers, kernteam van de tender en degene die de opdrachtgever kent. Ik hou ervan om dit binnen 24 tot 48 uur na (voor)publicatie te doen; dan is de vraag vers, voorkom je dat teamleden toch uren besteden voor het besluit en houdt je ruimte over om nadere inlichtingen te vragen aan de aanbestedende dienst.
Vul samen voor elke vraag één kolom in: ja, ja mits, nee of nee tenzij. De toelichting en de acties schrijf je in de kolom ernaast. Aan het einde zie je de score en kun je de keuze onderbouwen: we gaan ervoor, we gaan ervoor mits... of we gaan investeren in een kansrijker tender.
Heb je vragen over dit proces, hoe je de uitkomst interpreteert, of wil je de beslissing met een extra paar ogen doorlopen? Neem dan gerust contact met mij op.
